Mail Merge adalah fitur yang sangat membantu untuk mengotomatisasi pembuatan surat, email, dan dokumen lain yang memerlukan personalisasi berdasarkan data tertentu. Jika Anda bekerja menggunakan Google Docs dan ingin mengirimkan surat atau email dalam jumlah besar dengan isi yang dipersonalisasi, Mail Merge adalah solusi efisien yang wajib Anda kuasai.
Pada artikel ini, kita akan membahas cara menggunakan Mail Merge di Google Docs dengan cepat dan praktis, tanpa perlu coding atau aplikasi tambahan yang rumit.
Apa Itu Mail Merge?
Mail Merge adalah proses menggabungkan template dokumen dengan sumber data (biasanya berupa spreadsheet) untuk menghasilkan dokumen individual yang disesuaikan. Misalnya, Anda dapat membuat 100 surat undangan hanya dengan satu template surat dan satu file spreadsheet yang berisi daftar nama dan alamat.
Apa yang Dibutuhkan?
Untuk menggunakan Mail Merge di Google Docs, Anda akan memerlukan:
- Google Docs – Sebagai tempat membuat template surat.
- Google Sheets – Sebagai sumber data (nama, alamat, email, dll.).
- Add-on seperti Autocrat – Alat gratis yang mempermudah proses Mail Merge di Google Workspace.
Langkah-langkah Menggunakan Mail Merge di Google Docs
Langkah 1: Siapkan Data di Google Sheets
- Buat spreadsheet baru di Google Sheets.
- Di baris pertama, tulis nama kolom seperti:
Nama,Alamat,Email, dll. - Masukkan data di baris-baris berikutnya sesuai dengan kebutuhan Anda.
Langkah 2: Buat Template Dokumen di Google Docs
- Buka Google Docs dan buat dokumen baru.
- Tuliskan isi surat Anda seperti biasa.
- Tempatkan placeholder untuk data yang akan diganti, misalnya:
Gunakan tanda kurung kurawal ganda
{{ }}agar mudah dikenali oleh add-on nanti.
Langkah 3: Instal dan Jalankan Add-on Autocrat
- Buka Google Sheets Anda (yang berisi data).
- Klik menu
Extensions > Add-ons > Get Add-ons. - Cari dan instal Autocrat.
- Setelah terinstal, buka kembali Google Sheets, lalu klik
Extensions > Autocrat > Launch.
Langkah 4: Konfigurasi Autocrat
- Klik “New Job”.
- Beri nama proyek Anda, lalu pilih template Google Docs yang sudah Anda buat.
- Autocrat akan otomatis mendeteksi placeholder (
{{Nama}}, dll.) dan mencocokkannya dengan nama kolom di Sheets. - Pilih format output: Google Docs atau PDF.
- Tentukan lokasi penyimpanan file hasil merge di Google Drive Anda.
- (Opsional) Anda bisa memilih untuk mengirim hasil merge ke email tertentu menggunakan kolom
Emaildari spreadsheet Anda.
Langkah 5: Jalankan dan Otomatiskan
- Klik “Run Job” untuk menjalankan proses Mail Merge.
- Anda juga bisa mengatur agar Mail Merge otomatis berjalan setiap kali spreadsheet diubah (misalnya, ketika data baru ditambahkan).
Keuntungan Menggunakan Mail Merge di Google Docs
✅ Hemat waktu dan tenaga
✅ Otomatisasi pekerjaan berulang
✅ Tampilan profesional dan rapi
✅ Mudah digunakan, bahkan untuk pemula
✅ Gratis dan berbasis cloud – bisa diakses dari mana saja
Kesimpulan
Dengan memanfaatkan fitur Mail Merge di Google Docs menggunakan bantuan Google Sheets dan Autocrat, Anda dapat mempercepat banyak tugas administratif seperti mengirim surat undangan, pemberitahuan, atau laporan. Proses ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi kerja Anda.
